Estudio de caso Truepoint

Acción: Crear espacios de colaboración fiables y fáciles de usar

En la fase inicial del proyecto, Truepoint realizó una evaluación interna del tipo de tecnología que quería y de los posibles casos de uso para sus empleados y clientes. Brad Felix, especialista en tecnología de Truepoint, describe el antiguo espacio como «un amasijo de equipos diferentes» repartidos en dos plantas. El nuevo hogar reuniría a su personal e invitados en un solo nivel. Cuando la dirección de la empresa confió en AVI-SPL como asesor, responsable de la toma de decisiones e integrador, esperaban orientación sobre el tipo de soluciones que harían realidad los objetivos de Truepoint.

«Para nosotros, todo este proyecto ha consistido en reducir la fricción entre nuestros clientes y nuestros asesores cuando se conectan virtualmente», dice Felix, que añade que AVI-SPL se distinguió por una visión que coincidía con la de Truepoint: Simplificar sus salas, crear experiencias coherentes y facilitar a clientes y empleados la colaboración en esos espacios.

«Nuestro reto era dar forma a sus espacios de colaboración con una tecnología fácil de usar y fiable», dice el director de cuentas de AVI-SPL, Steven Mason. «Primero tuvimos que determinar la plataforma UC que se utilizaría para hacer llamadas e impulsar la colaboración en las salas de conferencias».

Truepoint ya tenía experiencia con las herramientas de software Microsoft Teams y Zoom a nivel de escritorio. Para la nueva sede, AVI-SPL y Truepoint acordaron que Zoom sería la mejor plataforma de CU para crear experiencias de reunión en una variedad de salas que difieren en tamaño e intención: zonas tipo salón (para conversaciones relajadas), salas de conferencias tradicionales y espacios para reuniones de clientes.

Tras la decisión de optar por Zoom, hubo mucho entusiasmo por las opciones de diseño de las Salas Zoom para satisfacer las necesidades de Truepoint. Debido a sus capacidades «todo en uno», Poly Trio fue seleccionado por ambos equipos como la pieza central de la mayoría de los espacios, la solución que se utilizaría para poner en marcha las Salas Zoom.

«El teléfono de conferencia Trio combina muchas de las distintas funciones que buscábamos», dice Felix, destacando la interfaz táctil limpia e intuitiva y las atractivas capacidades de sus funciones de altavoz, micrófono y control.

Complementan estas soluciones las fiables pantallas Samsung, que muestran a los participantes en la videoconferencia y los medios visuales.
Para satisfacer las necesidades únicas de los distintos espacios, AVI-SPL recomendó una combinación de barras de sonido Poly Studio y Crestron Flex. Poly Studio se implantó en las zonas de estilo salón, mientras que Crestron Flex ocupó su lugar en los espacios de conferencia más tradicionales, aunque muy flexibles.

En conjunto, las soluciones ofrecen una experiencia que respalda la misión de Truepoint de cumplir los objetivos exclusivos de cada cliente mediante equipos integrados de especialistas que trabajan en su nombre.

«Somos una empresa joven e innovadora que no se parece al resto del sector», dice Condon. «El diseño del espacio refleja realmente nuestra cultura y la relación personal con nuestros clientes».

Aunque el plazo de seis meses del proyecto supondría un reto para todos los implicados, AVI-SPL ayudó a Truepoint a cumplir su plazo y con los resultados que esperaba.

«Lo que más me impresionó de AVI-SPL fue lo tranquilos y serenos que eran», dice Félix. «Si había algún problema, lo solucionaban sobre la marcha y hacían modificaciones. En general, fue una gran experiencia».

Impacto: Nueva energía en una nueva oficina

Felix afirma que la empresa ha experimentado un «enorme aumento de la productividad» desde que Truepoint se trasladó a su nueva sede. La combinación de soluciones y entorno ha creado una experiencia que anima a los miembros del equipo a ser previsores e innovadores, y a encarnar los valores de Truepoint, como dar a sus clientes una atención personalizada. Las nuevas herramientas de colaboración apoyan esa cultura.

«Nuestros clientes e invitados se han quedado alucinados», dice Condon. «Esto no es lo que suelen esperar de una empresa de asesoramiento financiero. Se parece más a lo que querrían que fuera su casa: Es fresco, colorido y relajado».

La reacción de los empleados ha sido igualmente positiva.

«No sólo hay entusiasmo por que todo el mundo vuelva a estar en una planta, sino que los propios espacios de trabajo han sido bien acogidos por el equipo», dice Condon.

Antes de la mudanza, el personal tenía problemas para encontrar salas para las reuniones. Con los paneles de programación Crestron, ahora escanean rápidamente la oficina para ver qué salas están disponibles y reservar sus reuniones con Zoom.

«Los paneles de programación Crestron son una auténtica solución plug-and-play cuando se combinan con el calendario de Zoom Rooms», dice Mason. «Y Zoom Rooms ha sido muy fácil de usar: simplemente funciona».

En los espacios de colaboración de Truepoint, sus soluciones estandarizadas se combinan para facilitar una interacción fluida con los invitados, independientemente de dónde se encuentren. Permiten a los empleados realizar videoconferencias fácilmente con los clientes para que puedan compartir consejos, documentos y presentaciones. Y esa capacidad ha vigorizado a un equipo ya dedicado a la misión de su empresa.

«Mi parte favorita de la nueva oficina es la energía que ha creado y ver a la gente disfrutar del entorno», dice Condon. «Nos ha facilitado la vida diaria».